如何成功完成FDA检查
对于许多生产商来说，由美国食品和药物管理局(FDA)进行的工厂检查可能非常困难，检查过程中的发现可能会产生重大后果。根据检查结果的严重程度和生产商对检查结果的反应，该机构可以发出警告信、合意决议或罚款，并启动禁令、扣押和刑事起诉。
然而，有了适当的准备，FDA安排检查的电话并不一定是一场噩梦。本白皮书确定了在FDA监管环境中运营的生产商、生命科学公司和其它组织在FDA检查之前、期间和之后应采取的关键步骤，以确保审计成功。
概述
FDA的检查有不同的类型。“因故”检查，可能源于投诉，通常是不事先通知的。预先宣布的“例行”检查更为典型，并可提供长达两周或更长时间的提前通知，以便为检查做准备。
FDA检查是对一个系统及其流程的评估，以确定它是否符合适用的要求。检查有多重目的:
对照实践检查程序(“说出你做了什么”) 对照程序检查实践(“按你说的做”) 对照程序检查记录(“证明它”) 检查实践是否有效，是否符合质量体系法规(QSR)的要求
简而言之，检查是对系统的开卷测试，是对某个时间点的流程或活动的抽样。
检查前
检查准备工作可能会很辛苦。遵循质量体系检查技术(QSIT)，FDA检查评估组织的体系、方法和程序，以确保质量管理体系(QMS)的建立和有效保持。这一过程通常包括观察员工的活动，采访参与不同流程的员工，审查产品生产过程中的记录，并查看文件化的程序和要求，以评估它们如何在质量体系中相互配合。
当FDA打电话并安排针对生产商工厂的检查时，检查准备应作为一种手段来确定组织的当前状态，需要做什么，以及在FDA到达之前的时间内可以做什么。在这种情况下，FDA的电话是一个全方位的机会。
一旦FDA要求，第一步就是审查组织的“如何应对审计”计划，并确保所有的审计程序都已到位。为做好检查的准备工作，组织应采取以下行动:
确定适当的团队，并确保团队成员理解他们在检查中的角色和责任。他们必须能够清楚地说明自己在做什么，他们的工作与产品的关系，以及如果他们的工作做得不对，会出现什么问题。当FDA调查员到达工厂时，应准备一份组织结构图并提供给他们。 培训每个将参与检查的人，并确保所有团队成员知道在检查期间会发生什么，以及他们应该在他们的区域准备什么物品。让每个人都了解QSR要求和公司的质量政策是很重要的。应准备一份简短的陈述，向调查人员强调公司的质量信念。 检查生产设备，保持工作区域干净，整洁，没有不必要的和不受控的文件。如果使用图表或图形来展示公司的质量体系，它们必须是最新的和正确的。非正式的文件，如提醒员工测试参数或测试限度的便利贴，不应该张贴在任何地方。 计划好参观路线，并准备好“导游”陪同调查人员，并指定一个调查人员在现场期间可以工作的房间。应该建立一个密室作为“作战室”，团队将在那里准备和保存所有FDA要求的文件，并保存提供给调查人员的任何记录的副本。
在调查员到达之前，审计团队的每个人都要了解FDA在检查期间有权获得什么是很重要的。例如，虽然该机构有权获得质量文件和记录，但无权获得管理审查、内部审计结果或财务记录。
检查中
一旦FDA调查员到达，签字并出示他们的证件，所有相关人员应在接待区集合。接待员应该有权访问一份联系人名单，其中包括参与审计的每个人。
开场会议应该包括一个简短的陈述 - 不多于十几张PPT幻灯片 - 传达GMP的准备情况，并展示积极的一面。应要求提供投诉和纠正预防措施(CAPA)日志，而内部审计和管理评审行动应被排除。当会议结束时，随着审计的执行，人们应该转移到“作战室”。
在检查期间，一名团队成员应该一直陪同调查人员，并了解调查人员在整个工厂参观过程中都在做什么。陪护人员应彬彬有礼，但不要过于健谈，只回答询问的问题，并在需要时进行澄清。员工必须精通应对措施。如果一个员工不知道一个问题的确切答案，“我不知道，但我会为你找到答案”是可以接受的回答。
在整个审计过程中，调查人员都应要求提供每日总结，在提供每日总结后，应立即召开团队会议，试图纠正发现的问题。在调查员每天离开工厂后，团队应计划第二天的审计活动。
在检查结束时，FDA调查员将举行面谈，介绍重大发现并讨论应对要求。工作人员应在总结性面谈期间作大量记录，特别是记录意见、评论和承诺。在审计过程中发现的缺陷将被调查者在483表格中列出。每个相关人员都应该了解所有483项目的问题。
注意到的违规和澄清应在总结性面谈期间与FDA调查员讨论。如果一个公司对任何483项目提出异议，认为观察是错误的，在现场告知调查人员是重要的。如果在FDA检查过程中纠正了任何观察到的问题，应在总结性面谈中适当注意纠正。在医疗设备工厂检查的情况下，如果有调查期间没有披露的信息，组织可以注释观察结果以支持公司的立场。
接受FDA检查的组织应记住，483最终将成为公开文件，可通过信息自由法案(FOIA)获得。为防止商业秘密可能被泄露给竞争对手或其它第三方，企业可以要求从检查报告中删除任何商业秘密，以防随后在《信息自由法》的调查中寻求该报告。FDA通常会尊重这种性质的请求。
检查后
一旦调查人员出具了483表格，即使最初的回复是初步的，也要在15天内向FDA提交书面回复，说明所引用的观察结果，并进入必要的路径来缓解和纠正所发现的问题，这是很重要的。15天后，如果FDA认为有必要提供一种特别强烈的紧迫感，它可以将483升级为警告信。(根据违规的严重程度，警告信也可以作为检查本身的一部分。)
书面回复应包括细节，重申每一个观察结果，并提供组织的回应、行动计划和改正时间表:
将较长的观察分解成小的部分，逐点处理每个违规点，并列出任何观测的例外情况。 解释公司打算如何解决所提到的问题，描述纠正所提到问题的计划，以及它们的根本原因和系统性问题。 设定纠正承诺的预期时间，并提供纠正正在发生的证据。
为确保对调查中所引用的问题根本原因的验证有信心，有效的行动计划必须考虑到每一个发现是单一事件还是需要改变工艺/程序的系统性问题。实施纠正预防措施（CAPA）确保有系统的方法来处理质量体系中的违规行为。
进行有效的CAPA过程首先需要组织一个内部响应团队。应明确内部响应团队的具体职责，建立项目团队和负责人，制定项目计划以规划响应工作。应对小组应决定如何管理CAPA过程，包括如何分配行动项目，以及由谁来监督行动的进展和结束。开发一个职责矩阵可以帮助清楚地定义谁在工作的行动项中履行什么角色和责任。
一旦CAPA开放，必须有真正的根本原因分析。行动应以综合的方式进行协调，并应及时执行，任务应与最初的CAPA相结合。在采取纠正措施后，确定是否需要采取预防措施是很重要的。应对小组负责人必须核实每个CAPA中的所有相关行动项目都已完成，并且只有适当的内部人员在审核和签署拟议的FDA报告。
不要求向FDA提供更新，但强烈鼓励。在最初的回复中(在15天窗口期内)，组织应表明它将在改进的时间线内向FDA提供更新，以及更新发生的时间。然后，当响应团队积极响应483并采取纠正措施时，应该定期向FDA地区办公室提供报告和支持文件，以缓解FDA的任何进一步行动。
如果被审计的公司收到一份总结FDA调查结果的机构检查报告(EIR)，就会知道问题已经解决。
总结
最终，通过FDA审计的最好办法就是时刻做好准备。作为任何FDA审计计划的一部分，员工必须了解FDA检查程序，在检查期间准备什么物品，以及如何与FDA互动。为了加强其对FDA政策和程序的认识，公司领导层应确保员工在这些领域接受持续的培训。
为了避免以后重复同样的错误，重要的是不仅要采用与外部审计发现相关的纠正行动计划的综合方法，而且要定期跟踪内部审计和模拟审计，以确保相同的问题不再出现。
重要的是，FDA监管的公司要保持一个健全和组织良好的内部审计程序，内部审计结果要持续监测和审查，以确定在以前的审计中没有解决的领域是否有重复出现的问题或新问题。审计程序应该包括模拟审计，这可以是一个有效的工具，以保持随时准备状态，并帮助员工了解当FDA实际审计组织时会是什么样子。有一些外部审计的经验 (例如，客户，供应商，FDA) 和应用经验教训也可以帮助为审计做好准备。
当被视为学习经验时，这三种工具 - 内部、模拟和外部审计 - 应该提供对运营可以改进的领域的见解，这是FDA在审计中首先寻求的。
本文节选、翻译自以下原文，由于水平有限，详细内容，请参考原文。本文旨在知识、信息分享，如有任何问题，请私信联系。
原文：MasterControl, How to Successfully Complete an FDA Inspection. 2022
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